Independentemente do método, já tenho algumas práticas bem simples que funcionam e que compartilho aqui. A primeira delas tem funcionado muito bem para resolver o que está acumulado há anos. Sabe aquela pasta em seu computador que todas as vezes que você abre para procurar algo pensa assim "Preciso organizar esta pasta, mas não agora". E o momento não chega nunca, correto? Para este tipo de tarefa que este post será útil. É simples resolver. Veja:
Primeiro passo - IDENTIFICAR:
Tudo que é volumoso precisa ser dividido em pequenas etapas. Ou seja, você deverá relacionar todas estas tarefas atrasadas e acumuladas que precisam ser realizadas.
Segundo passo - DIMENSIONAR:
Uma vez identificadas, deverão ser quantificadas, por exemplo, a quantidade de emails não lidos ou em standby para que seja tomada alguma ação.
Terceiro passo - ESTABELECER METAS:
Nesta etapa, para cada item você deverá estabelecer a quantidade que deverá executar em cada período. Por exemplo, diariamente deverá verificar 5 dos emails atrasados e eliminar da caixa de entrada. Não exagere, exatamente neste ponto está a chave do sucesso. Estabelece metas razoáveis de serem cumpridas.
Quarto passo - TRATAR E ACOMPANHAR
Finalmente deverá ser definido um período do dia, por exemplo, 15 minutos da hora do almoço, para cumprir a meta de cada atividade. Algo importante a ser mencionado é que quando tratamos várias atividades é tentador nos fixarmos numa única das atividades mesmo após cumprida a meta. É como se estivéssemos "no embalo". Mas recomendo conter este impulso, pois pode levar-nos a descumprir a meta das outras atividades. Também é fundamental que se registre numa planilha o rendimento diário. Isso fará com que você tenha noção de quanto ainda falta para ser realizado, além de servir como estímulo exibindo seus avanços.
Experimente e depois comente aqui seus avanços!
